Moni esihenkilö kipuilee, kun tiimille ei ole tarpeeksi aikaa. Et ole yksin haasteesi kanssa! Monella on paljon vastuita ja tehtäviä, jotka ovat aikatauluihin sidottuja. Ja sitten tulee niitä ad hoc tehtäviä, joita ”joku muu ei ole osannut aikatauluttaa” ja ne päätyvät kiireellisiksi. Mikä neuvoksi?
Keskity ensin siihen mitä voit itse asialle tehdä
Aivan ensin, keskity siihen mitä voit itse asialle tehdä. Mitä kiireisempi olet, sitä varmemmin sinun kannattaa istua alas. Se ettet pysähdy, lisää kiirettäsi tulevaisuudessa. Mieti mitkä asiat ovat kaikkein tärkeimmät aikaan saatavat ja varaa niille aika. Muut sinun on siirrettävä syrjään, delegoitava toisille ja kommunikoitava, että tarvitset apua.
- Prioriteetit kuntoon: tarvitset siis tiedon siitä mitkä ovat sinun prioriteettisi; kysy jos et tiedä.
- Suunnittele työsi: tarvitset ajan, jotta voit suunnitella työsi.
- Aseta rajat: sinun on osattava tunnistaa rajasi; mihin pystyt ja mihin et. Ja sen jälkeen kerrottava ne toisille.
- Delegoi: opettelethan delegoimaan – se on tärkeä taito. Se, että annat tehtävän toiselle – ei ole vielä delegointia. Keskustelkaa kunnolla ”miltä valmis näyttää”, jotta olette yhtä mieltä toteutuksesta, sekä siihen vaadittavista resursseista ja rajoitteista, jotta toinen voi tehdä päätöksiä puolestasi.
- Arvosta työtäsi esihenkilönä: sinun on lopulta hyväksyttävä se, että esihenkilöys on ihan oikea ammatti ja se vie aikaa. Jos et tee tätä, et voi toimia esihenkilönä.
- Aika kohtaamiselle: Varaa kalenteriisi selkeästi ”luppoaikaa”, älä anna kenenkään jyrätä sitä – käytä se ihmettelyyn ja spontaaniin ihmisten kanssa olemiseen. Soita kollegalle ja kysy kuulumisia. Saattaa olla, että hän tykkää siitä. Jos olet itse kiireisen oloinen, kynnys toisille varata sinulta aikaa kasvaa; koska he eivät halua lisätä kiirettäsi.
Joukkueesi jäsenet ovat yksilöitä
Hätä ei ole tämän näköinen myöskään siksi, koska joukkueesi jäsenet ovat kaikki yksilöitä. Tasapuolisuus ei tarkoita sitä, että vietät juuri saman ajan jokaisen kanssa. Kysymällä jokaisen odotukset pääset jo pitkälle. Se, että kysyt jokaiselta – on tasapuolista.
Roolisi esihenkilönä ei katoa mihinkään, vaikka et niin kauheasti johtaisi. Johdat kuitenkin esimerkilläsi, vaikka teet työtäsi. Toiset näkevät miten teet päätöksiä, miten suhtaudut asioihin, miten johdat itseäsi ja miten sitoutunut olet. Nämä tarttuvat jo ilman tietoista johtamista, jos vain olet itsenäsi paikalla.
Työn tekeminen yhdessä on parasta aikaa mitä toiset toivovat. Hyppää aika-ajoin tekemään työtä joukkueesi jäsenten kanssa; menkää yhdessä myymään, asentamaan tai konsultoimaan. Saatat oppia itsekin jotain uutta ja käsityksesi tiimisi jäsenten työstä lisääntyy, keskinäinen luottamus kasvaa ja samalla kollega kokee takuulla suurta arvostusta.
Miten se organisaatio sitten?
Jos koet, että organisaatio tuuttaa sinulle lisää töitä koko ajan, palataan taas niihin rajojen laitto taitoihin – laita siis rajat. Kuitenkin teidän on myös kehitettävä systeemiä sekä toimintojen välistä yhteistyötä. Onko teillä riittävästi foorumeita, jossa voitte kehittää työtä yhdessä? Kerrotko toisille, miten heidän työnsä vaikuttaa sinun ja tiimisi työhön?
Käytä monipuolisesti kanavia pitääksesi yhteyttä kollegoihin. Viestikää tiiminne ja yksikkönne tekemisestä myös yli toimintojen rajojen – kertokaa teidän tavoitteistanne, sekä siitä miten etenette suhteessa niihin, saatatte saada yllättävää ymmärrystä ja apua. Ja se vapauttaa myös lopulta sinulle aikaa, kun teille tulevat työvaiheet ovat valmiimpia ja paremmin mietittyjä.
Mistä haasteet kumpuavat?
Suurimmat haasteet esihenkilöiden ajankäytössä tuntuvat olevan organisaatioissa, joissa on vielä jäänteet vahvasti hierarkisesta toiminnasta, mutta joissa ihmisiltä edellytetään aiempaa itsenäisempää toimintaa. Tämä vaatii kaikilta osapuolilta oman toiminnan pohdintaa, uusia tekoja ja taitoja kuten:
- Johdon on annettava esihenkilöille sparraustukea ja rohkaisua – suomeksi sanottuna enemmän aikaa, kuin ennen (vaikka ehkä luulit toisin).
- Esihenkilöiden on koeteltava vastuun ja päätöksen teon rajoja. Se mikä saneltiin ennen, on nyt sinun päätettävissäsi.
- Johdon on myös annettava päätösvaltaa, jos he edellyttävät vastuunottoa. Et rakas johtaja voi saada vanhaa hierarkkista etäältä johdettua maailmaa samaan aikaan, kun toivot ihmisten kantavan enemmän vastuuta. Eli jalkaudu auttamaan muutoksessa.
Lue lisää ja lataa Rohkea organisaatio – opas turvallisen työyhteisön rakentamiseen.
Nina Rinne
nina.rinne@sitomo.fi, puh. 0400 784 227
SITOMO I Designing strong & resilient organizations
