Työelämässä investoidaan vauhdilla tekoälyyn. Ostetaan lisenssejä, järjestetään koulutuksia ja kannustetaan ihmisiä kokeilemaan. Silti monessa organisaatiossa hyödyt jäävät odotettua pienemmiksi.
Yksi syy voi olla se, että teknologia tulee nykyisen työn päälle muuttamatta itse tekemistä. Copilot-lisenssi voi helpottaa yksittäisiä tehtäviä, mutta suuremmat hyödyt syntyvät vasta silloin, kun samalla tarkastellaan työtä, prosesseja ja päätöksentekoa.
Muuttuuko tekoälyn myötä siis vain tapa tehdä yksittäisiä tehtäviä vai myös tapa, jolla organisaatiossa tehdään työtä? Mitä me oikeastaan haluamme tekoälyn avulla tehdä paremmin?
Työn uudistaminen vaatii katseen siirtämistä yksittäisiä tehtäviä pidemmälle
Sähköpostien tiivistäminen, tekstien luonnostelu ja tiedon hakeminen ovat hyviä tapoja opetella tekoälyn käyttöä. Mutta jos käyttö jää niihin, organisaation tapa toimia ei vielä juuri muutu. Suurempia hyötyjä etsiessä katse pitää siksi siirtää yksittäisistä tehtävistä kokonaisiin työnkulkuihin.
Miten asiakastyötä voisi tehdä toisin? Missä syntyy turhaa käsityötä tai odottamista? Miten päätöksenteko, perehdytys tai osaamisen kehitttäminen muuttuvat, kun tekoäly tulee osaksi tekemistä?
Näihin kysymyksiin ei voida vastata vain yksittäisten käyttäjien tasolla. Ydinprosessit eivät uudistu yksittäisten innostuneiden käyttäjien voimin. Tarvitaan yhteinen suunta ja lupa arvioida nykyisiä toimintatapoja kriittisesti.
AI-natiivit yritykset voivat rakentaa prosessinsa alusta asti uuden teknologian ympärille. Pidemmän historian organisaatioissa pitää uuden oppimisen lisäksi pystyä tunnistamaan, mistä vanhasta kannattaa luopua. Helpommin sanottu kuin tehty.
Organisaation oppimiskyky ratkaisee, mitä tekoälystä saadaan irti
Tekoälyn hyödyntämisessä olennaista on se, kuinka nopeasti organisaatio oppii. Ihmisille ei riitä vain uuden työkalun käytön opettelu. Samalla pitää pystyä katsomaan omaa työtä uudesta näkökulmasta. Mitä kannattaa edelleen tehdä itse? Missä tekoäly voi tukea ajattelua? Mitkä tehtävät muuttuvat tai jäävät pois? Ja mitä osaamista tarvitaan tilalle?
Jos jokainen opettelee tekoälyn käyttöä yksin, myös opit jäävät helposti yksittäisiksi. Siksi tarvitaan aikaa kokeilulle ja mahdollisuuksia jakaa havaintoja muiden kanssa. Johtajan kannattaa kiinnostua siitä, millaisia rakenteita oppimiselle on arjessa. Saako kokeilla? Onko siihen aikaa? Puhutaanko myös siitä, mikä ei toiminut?
Kokeilu ja yhdessä oppiminen vaativat myös luottamusta. Jos virheitä vältellään tai omaa osaamattomuutta ei uskalleta näyttää, tekoälyn käyttö ja siitä syntyvät opit jäävät helposti pienen joukon varaan.
Kun työ muuttuu, myös HR:n rooli muuttuu
Tekoälyn vaikutukset työhön näkyvät suoraan myös HR:n tehtävissä. Rekrytoinnissa tarvitaan uudenlaista osaamista. Perehdytyksessä tekoälystä tulee osa työn tekemisen tapoja. Osaamisen kehittämisessä pitää rakentaa valmiuksia, joita emme vielä muutama vuosi sitten tarvinneet. Samalla pitää tarkastella johtamista, työntekijäkokemusta ja yhteisiä pelisääntöjä.
HR:llä on tärkeä rooli siinä, miten muutos tulee osaksi ihmisten arkea.
Tietävätkö ihmiset, mihin organisaatio tekoälyn hyödyntämisellä pyrkii? Onko kaikilla mahdollisuus oppia? Ovatko turvallisen ja vastuullisen käytön rajat riittävän selkeät? Selkeät pelisäännöt eivät estä kokeilua. Päinvastoin ne voivat madaltaa kynnystä kokeilla ja käyttää tekoälyä vastuullisesti.
Mitä johdon pitäisi kysyä?
Tekoälyinvestoinnin arvo syntyy siitä, mitä organisaatio pystyy sen avulla tekemään paremmin tai uudella tavalla. Siksi johdon kannattaa pysähtyä ainakin näiden kysymysten äärelle:
- Missä tekoäly voisi aidosti muuttaa tapaamme tehdä työtä?
- Mitä osaamista ihmiset tarvitsevat päästäkseen mukaan muutokseen?
- Mitä nykyisiä prosesseja tai toimintatapoja pitäisi arvioida uudelleen?
- Miten oppimiselle ja kokeilulle tehdään tilaa arjessa?
- Tietävätkö ihmiset, mihin olemme tekoälyn kanssa menossa ja miksi?
Jos näihin ei ole vastauksia, tekoäly voi jäädä kalliiksi lisäkerrokseksi nykyisen tekemisen päälle.
Hyöty alkaa syntyä, kun teknologia kytkeytyy siihen, miten työ oikeasti tehdään, miten ihmiset oppivat ja miten muutosta johdetaan arjessa.
Sini Sittnikow
Sitomo Oy
