Tavallinen ongelma organisaatiossa on, että johdon ja HR:n toimesta luodaan hyvällä tarkoituksella johtamisrakenteet, mutta ne eivät tahdo millään mennä käytäntöön. Missä vika?
Rakenteet ovat kriittisiä organisaation johtamiselle. Niitä voisi ajatella ikään kuin organisaation johtamisen moottorina. Moottorissa on tiettyjä toistuvia prosesseja, jotka käyttäytyvät ennustettavasti, ja saavat kulkuneuvon liikkeelle. Välillä moottoria pitää huoltaa; vaihtaa öljyjä, suodattimia, tiivisteitä ja niin edelleen. Välillä voidaan muuttaa jotain isompaa hankkien paranneltuja tai tehokkaampia osia.
Organisaation johtamisen rakenteet tuovat turvaa ja ennustettavuutta. ”Näin meillä toimitaan”. Mitä yksinkertaisemmaksi rakennettu ”moottori”, sitä helpompi sitä on ymmärtää, käyttää ja kehittää. Näin siis myös rakenteiden kanssa. Vaikka monimutkainen rakenne noudattaisi täydellisesti johtamiskirjallisuuden oppeja, on se silti monimutkainen rakenne.
Vuosien aikana HR-johtajana olen huomannut, että toimivat johtamisrakenteet rakentuvat neljän yksinkertaisen periaatteen varaan:
- Yksinkertaista.
- Rakenna siellä, missä työ tehdään.
- Palkitse hyvää työtä tekijöiden suulla.
- Vasta kun yllä olevat kolme on kunnossa, on aika olla jämäkkä.
1. Yksinkertaista.
Ensimmäinen oppini on: jos se ei mahdu yhteen kämmeneen, se on liian vaikea.
Jos sinusta tuntuu, että rakenteessa on hieman liikaa liikkuvia osia, niin todennäköisesti on. Jos rakenne ei heti tuo johtotiimille oloa, että ”tämä auttaa minua työssäni ja on heti toteutettavissa”, se ei aja käytäntöön.
Jos rakenne ei palvele arkea, voidaan sillä saada aikaan voimakasta hallaa organisaation toimintaan.
2. Rakenna siellä, missä työ tehdään.
Toinen oppi on, että toimiva rakenne syntyy parhaiten siellä, missä sitä myös käytetään – ei johtoryhmän kokoushuoneessa.
En tarkoita, etteikö johdon pitäisi omistaa ja viedä asiaa eteenpäin. Päinvastoin. Tärkeintä on kuitenkin toimivuus. Ei sisältö, tai varsinkaan viimeisinpää huutoa olevat johtamisopit alan kirjallisuudesta.
Kyse ei myöskään ole siitä, että esihenkilöt osallistetaan kerran yhteen kehitysprojektiin. Kyse on osallistavasta toimintakulttuurista, joka luo yhteisen kokemuksen siitä, että asioita omistetaan – niitä ei vain tehdä.
Kun ihmiset ovat rakentamassa toimintatapoja, he myös sitoutuvat niihin aivan eri tavalla.
3. Palkitse hyvää työtä tekijöiden suulla.
Leikitään, että organisaatioon on luotu johtamisrakenteet. Hetken aikaa jaksetaan, mutta vähitellen sovitusta aletaan lipsua. Palavereissa muistutellaan, huomautellaan ja pahimmillaan moititaan. Tunnelma muuttuu vähitellen negatiiviseksi.
Samaan aikaan ne esihenkilöt, jotka toimivat sovitulla tavalla, saavat ehkä ohimennen maininnan: ”..osa kyllä tekee niin kuin on sovittu.”
Näin syntyy kierre, jossa kukaan ei oikeastaan voita.
Kolmas oppini onkin tämä: palkitse hyvää työtä tekijöiden suulla. Nosta hyvin toimivia esihenkilöitä esille mielellään itse kertomaan onnistumisistaan ja tekemisistään muille.
Tämä jakaa loistavasti sovittuja käytänteitä vielä muutokseen mukaan lähtemättömille, mutta samalla se luo sopivaa vertaispainetta. Ja mikä tärkeintä, positiivisuuden kautta.
4. Vasta kun yllä olevat kolme on kunnossa, on aika olla jämäkkä.
Vasta tämän jälkeen on aika neljännelle opille: jämäkkyys.
Jokainen menestyvä organisaatio tarvitsee kykyä käydä vaikeita keskusteluja sekä puuttua rakentavasti tilanteisiin, joissa sovituista toimintatavoista ei pidetä kiinni.
Jos kuitenkin lähdet etenemään jämäkkyydellä ennen, kun olet hyödyntänyt yllä olevaa kolmea kohtaa, ajat metsään.
Ensin siis yksinkertainen rakenne, joka on tehty siellä, missä johtamistyö tapahtuu, lopuksi vielä vahvistaen toivottua toimintaa. Jos joku tämänkin jälkeen päättää olla sitoutumatta yhteisiin toimintatapoihin, silloin on aika puuttua tilanteeseen.
Rakenteilla ei johdeta organisaatiota. Mutta kun rakenteet on luotu yhdessä muodostaen samalla työn omistamisen kulttuuria, syntyy hyvää ja rohkeaa johtamista.
Luomalla vaikuttavuuden, vastuunkannon ja omistajuuden kulttuurin johtamisrakenteista lähtien, saat itsenäisesti ajattelevia ja aktiivisia ihmisiä. Kun siihen sekoittaa sitten vielä ripauksen sopivaa jämäkkyyttä, niin meillä on rohkeasti toimiva organisaatio.
Ilari Lipsonen
Organizational Consultant | Business Coach | Growth Advisor
Sitomo Oy & ALSO Group
