Kun tiedostaa, kuinka kriittisen tärkeää viestintä muutosjohtamisen työkaluna on, on myös helppo ymmärtää, ettei sen tekemättä jättämistä voi enää perustella ajan puutteella. Viestintää kun on kaikki organisaatiossa tapahtuva yhteistyö – ei vain yksisuuntainen ja staattinen asioista tiedottaminen. Väitänkin, että viimeistään nyt on aika ajatella viestintä ihan uudella tavalla ja ottaa se kiinteäksi osaksi jokaisen johtajan työkalupakkia.
Eräällä asiakkaallamme, jonka muutosviestintää olemme parhaillamme organisoimassa, on käynnissä 10 + aktiivisessa vaiheessa olevaa eri liiketoiminnan osa-alueita koskettavaa kehityshanketta. Samaan aikaan kun strategia uudistuu, organisaation rakennetta ollaan suoraviivaistamassa ja päätöksentekomalleja ketteröittämässä. Samalla perinteisten tukifunktioiden roolia uudistetaan ja esimiesten roolit ja vastuut määritellään uudelleen. Uusien vastuiden myötä myös vanhat järjestelmät saavat väistyä uusien, ketterämpää toimintaa paremmin tukevien ratkaisujen tieltä.
Kaiken muutoksen keskellä henkilöstön pää on ihan pyörällä. Tapahtuu liikaa, liian nopeasti, eikä perässä meinaa pysyä mitenkään. Ja vaikka kuinka talon sisäinen, pieni mutta pippurinen viestintätiimi tekee kaikkensa ehtiäkseen kertomaan kaikesta meneillään olevasta, huhut kiirivät käytävillä. Tämä johtaa siihen, että viestinnästä tulee enemmänkin tulipalojen sammuttelija, kuin strategisen johtamisen ja ihmisten keskiöön asettavan yrityskulttuurin rakentamisen työväline.
Mikä neuvoksi?
Kun viestintää muutosjohtamisen työvälineenä lähdetään miettimään sen strategisen roolin kautta organisaation sisällä, on ensin hyvä hetkeksi pysähtyä ja katsoa isoa kuvaa ja vallitsevaa nykytilannetta; mistä ja kuka meillä viestii nyt ja mistä teemoista meidän pitäisi jatkossa viestiä ja miten?
Tässä lisäksi neljä hyvää näkökulmaa, joiden kautta viestinnän suuntaamista ja systematiikkaa voi lähteä jäsentämään:
- Sisäinen viestintä ja organisaation arki – jokapäiväiset arkeen, työn sujuvuuteen ja käytäntöihin liittyvät asiat
- Strateginen viestintä & johtoryhmän kuulumiset– strategian ja vision säännöllinen kommunikointi tarinoiden ja tavoitteiden kautta
- Innóvaatioviestintä & kehityshankkeiden johtaminen – tiukasti ohjausryhmän toimintaan kiinnitetty viestintä ja jokaisen mukana olevan vastuu viestiä hankkeesta
- Johtajuusviestintä – johtajan ja esimiesten jatkuva omasta persoonallisuudesta kumpuava viestintä osana arkea ja mukana jokaisessa kohtaamisessa
Viestinnän nykytilaa hahmottuu mm. seuraavien kysymysten kautta:
- Mitkä ovat sellaisia organisaation arkeen liittyviä asioita, joista viestitään säännöllisesti ja jotka isolta osin työllistävät viestintätiimiä?
- Mitkä ovat organisaatiossa strategiasta johdettuja ja priorisoituja kehityshankkeita, joiden etenemisestä on hyvä säännöllisesti viestiä organisaatiolle?
- Millaisia johtamisen foorumeita meitä löytyy? Kuinka ne toimivat?
- Miten meillä viestitään kaikista tehdyistä päätöksistä?
- Miten viestintään meille suhtaudutaan nyt? Kuka meillä vastaa viestinnästä ja miten tuemme roolin omaksumisessa henkilökohtaisella tasolla?
- Miten voimme tukea ihmisiä viestimään avoimesti?
- Millainen on viestinnän vaikuttavuus nyt ja miten sitä voidaan parantaa?
Uudessa ajassa viestinnän ulkoistaminen irralliseksi saarekkeeksi organisaatiossa ei enää ole mahdollista. Sen sijaan, viestintään tarvitaan mukaan hartiavoimin kaikki johtajat, kehityshankkeiden omistajat ja esimiehet persoonineen päivineen. Eikä auta unohtaa, että myös kuulijoilla on oma vastuunsa informaation etsimisessä, vastaanottamisessa ja välittämisessä sitä eteenpäin. Viestintä, siis dialogi, se kuuluu kaikille.
Ja koska meistä jokainen myös joskus pelkää viestiä, kirjoitimme blogin vinkeistä, jotka antavat pelolla kyytiä. Blogin pääset lukemaan täältä.
Riikka Seppälä, Sitomo Oy
Riikka.Seppala@sitomo.fi/ puh. 050 371 2000
”Designing strong & resilient organizations”
