Suoraa puhetta turvallisesti – kiitos
Palaute ja sen kanssa pärjääminen, sen antaminen, saaminen ja vastaanottaminen, on läpi elämän tarvittava keskeinen taito. Saamme palautetta omilta vanhemmilta, opettajilta, ystäviltä, esimiehiltä, työkavereilta, jopa omilta lapsiltamme. Ja siitäkin huolimatta palautetilanteet nostavat monta kertaa sykkeet ylös ja jännittävät. Mistä oikein on kysymys?
Miksi palauttaan antaminen ja vastaanottaminen on silti niin vaikeaa?
Palautetilanteisiin kytkeytyy monenlaisia, joskus hyvin ristiriitaisiakin tunteita. Tähän vaikuttaa muun muassa se kokemuspohja, joka meillä jokaisella on erilainen ja kaikki ne aiemmat tilanteet, joissa olemme olleet palautteen kanssa tekemisissä. Toiset ihmiset yksinkertaisesti osaavat antaa palautetta paremmin ja toisilla on siinä vielä kasvun varaa.
Eikä mikään ihme, sillä palaute on lajina todella vaikea.
Siitä huolimatta palautetta on opittava antamaan, pyytämään ja vastaanottamaan. Saatua palautetta on myös kyettävä soveltamaan työyhteisöissä tuloksellisesti. Palaute on kasvun, kehittymisen ja eteenpäin menemisen edellytys. Mutta mikä tahansa palaute ei suinkaan auta meitä oppimaan. Päinvastoin, turvallisen palautekulttuurin luominen edellyttää pysähtymään ja murtamaan muutaman meillä kulttuurissa hyvin vahvassa elävän myytin palautteen antamiseen liittyen. Onneksi moderni aivotiede auttaa meitä tässä.
Kuinka suoraan lopulta tarvitsee puhua?
Riippumatta organisaation koosta, toiminta-alueesta tai maantieteellisestä sijainnista, ihmiset kaipaavat työyhteisöissä lisää palautetta ja usein mitä nuorempaa henkilöstö yrityksessä on, sitä tärkeämmässä roolissa säännöllinen palaute johtamisen näkökulmasta on. Toisissa organisaatioissa myös tuskaillaan kulttuurissa vallitsevan ”liian kiva kulttuurin” kanssa, kun suoraa puhetta ei osata eikä uskalleta käydä ja epämieluisia tilanteita suorastaan väistellään.
Suoraa ja turvallista puhetta tarvitaan eittämättä lisää jokaiseen suomalaiseen organisaatioon, mutta palautteen antamisessa on muistettava myös tämä: kun ihmiset kaipaavat lisää palautetta, he itseasiassa janoavat huomiota, dialogia ja vuorovaikutusta, parempaa yhteyttä. He eivät useinkaan kaipaa kollegaa tai esimiestä osoittamaan sormella tehtyjä virheitä, eivätkä kaipaa vinkkejä ja neuvoja asian korjaamiseksi. He ruoskivat jo itse itseään ihan riittävästi.
Virheisiin puuttuminen sinällään ei palautteiden, niin kuin ei ylipäänsä johtamisen näkökulmasta ole hyödyllinen ja kehittymistä tukeva tapa. Se ei yksinkertaisesti vie ihmistä eteenpäin, eikä ihmisen oppiminen tapahdu näin, tämä tiedetään puhtaasti ihan aivotieteistä. Kun epäonnistumiset nostetaan esiin tai toimintaa kyseenalaistetaan, koemme sen luontaisesti uhkaavaksi. Sillä seurauksella, että laitamme luukut kiinni ja menemme suojaan. Tällöin myös aivot lähtevät autopilotille ja luontainen suojausmekanismi – fysiologinen taistele ja pakene – reaktio aktivoituu meissä. Samalla myös ajattelu kaventuu, kun huomio kohdistuu hengissä säilymiseen. Ei kovin otollista oppimisen kannalta, eihän.
Mikä neuvoksi?
Jatkuvaa oppimista tukevaa ja turvallista yhteyttä vahvistavaa palautekulttuuria kehittäessä on keskeistä tunnistaa 3 myyttiä palautteisiin liittyen:
- Muut tietävät toisten heikkoudet paremmin ja paras tapa auttaa toista on saada toinen näkemään ne.
- Kollegalta puuttuu tiettyjä ominaisuuksia/ taitoja ja kollegan tehtävä on opettaa ne hänelle.
- Hyvä suoritus on universaalista mallinnettavissa ja kerran tapahduttuaan on toistettavissa ihmisestä riippumatta uudestaan.
Mitä myyttien taustalta paljastuu:
(Theory of knowing) Kun esim. esimiehenä annat palautetta tiimiläisesi esiintymisestä, saatat ajatella että esitys on tylsä, lauseet olivat liian pitkiä, tai että koko esitys ei ollut lainkaan asiakaslähtöisesti rakennettu. Haaste tässä on kuitenkin se, että lähes 40 vuoden ajan tehdystä tutkimuksesta tiedetään, että lähes puolet meidän omista arvioista heijastavat meidän omaa kokemuspohjaa, ei toisen ihmisen. Kukaan meistä ei siis voi aukottomasti puhua kuin omasta puolestamme. Kokemukset ovat aina subjektiivisia.
(Theory of learning) Käsitys, että palaute sisältää aina informaatiota siitä, miten toiset oppivat parhaalla tavalla on yksinkertaisesti väärä. Tiedetään että oppiminen on vähemmän jonkin uuden tiedon lisäämistä kuin uuden tiedon kiinnittämistä johonkin vanhaan olemassa olevaan tietoon – tai olemassa olevan tiedon uudelleen määrittelyä. Jokainen siis oppii omalla tavallaan ja rakentaa uudet taidot vahvistamalla olemassa olevia aivoratoja. Oppiminen tapahtuu siis yksilöllisesti ja jokaisella uniikilla tavalla.
(Theory of excellence) Se mikä toiselle on täydellinen onnistuminen tai hyvä suoritus, ei ole sitä toiselle, vaan jokainen suoriutuu ja toimii omilla vahvuuksillaan ja taidoillaan. Siksi onnistumisen määrittelyä ei kukaan voi tehdä toisten puolesta, vaan se on jokaisen yksilön omalla vastuulla.
Kaikissa yllämainituissa tilanteissa on palautteen näkökulmasta haasteena se, että niissä heijastuu vahvasti itsekeskeinen ajattelumalli ja niitä leimaa ajatus että ”my way is your way.”
Oppiminen ei kuitenkaan tapahdu näin. Sen sijaan se tapahtuu heijastelemalla omia havaintoja ja reaktioita: Kun kerrot omat reaktiot, se on totta sinulle ja avaat niitä konkreettisten esimerkkien kanssa, et tuomitse tai arvostele toista, etkä halua korjata tämän toiminnassa mitään, ainoastaan heijastat omia reaktioitasi hänelle. Voit esimerkiksi sanoa:
”Kiitos panoksestasi. Teoillasi on suuri vaikutus, teet ihmeitä. On yksi asia, joka estää sinua kasvamasta ja kehittymästä edelleen ja toivoisin, että voisin auttaa sinua taklaamaan sen. Minusta tuntui, että et antanut ihan kaikkea itsestäsi esityksessäsi ja minulle näytti siltä, että jokin pidätteli sinua. Mitä ajatuksia sinulla itselläsi on asiasta? Mikä mielestäni on minun roolini esimiehenäsi ongelmassa? Mitä voin tehdä toisen tukeakseni sinua?”
Siinä on turvallisen, suoran ja tehokkaan palautteen salaisuus, se vaatii haavoittuvuutta molemmilta osapuolilta. Ei vain saajalta. Rehellinen keskustelu odotuksista altistaa myös palautteen antajan haavoittuvuudelle. Epämieluisat tunteet eivät ehkä koskaan katoa, mutta harjoituksen myötä ja niitä rohkeasti normalisoimalla me opimme pikku hiljaa tuntemaan kuinka paljon kestämme ja ymmärrämme, että vaikeatkin tunteet ovat lopulta lopputuloksen nähden kestämisen arvoisia.
Rohkeita palautetaitoja harjoitellaan myös Brave New Leader™ valmennuksessa, jonne pääset ilmoittautumaan täällä.
Lähde: Marcus Buckinham/ Feedback Fallacy
SITOMO I Designing strong & resilient organizations
