Organisaatioihin luodaan hierarkiaa ja tasoja, jotta tekemistä pysyisi paremmin hahmottamaan. Hierarkia on myös usein perusteltu johtamisen helpottamisella. Samoin viestinnän ajatellaan helpottuvan, kun kaikilla organisaation asioilla ei turhaan spämmätä koko jengiä. Kukin saa kohdennettua informaatiota, sopivan määrän. Organisaation tarkoitus on myös mallintaa yhteisön arki ja tekeminen ymmärrettävään muotoon niin, että sen voi kommunikoida ymmärrettävästi.
Organisaatioiden toiminta on isossa muutoksessa, kun etsitään sitä kaikkien tehokkaimmin toimivaa organisaatiota ja rakennetta. Monessa yhteisössä on yksinkertaistettu organisaatiota vähentämällä radikaalisti organisaation tasoja eli madallettu ns. norsunluutornia. Vastaavasti on vähennetty rinnakkaisia organisaation osia eli ns. siiloja. Tämä on varmasti oikea suunta, sillä yksinkertainen organisaatio on todennäköisesti tehokkaampi. Tämä ihan siitä syystä, että yksinkertainen on helpompi hahmottaa ja muistaa. Ja onhan se yksinkertainen kaunistakin, sanotaan. Edelläkävijät ovat poistaneet organisaatiostaan kaikki tasot ja siirtyneet täysin itseohjautuvaan malliin, jossa jokainen on samalla tasolla, eikä esimiesvastuita ole.
Itse uskon, että organisaatiomalli ja -rakenne pitää sovittaa aina kyseisen yhteisön arkeen. Ei ole olemassa universaalisti hyvää hahmoa, vaikkakin pyrkimys yksinkertaisuuteen monimutkaisuuden sijaan on minusta aina paikallaan. Ihailen itse edelläkävijäorganisaatioiden kokeilunhalua ja rohkeutta kokeilla radikaalejakin malleja. Mutta minusta aivan yhtä hienoja ja toimivia malleja voivat olla perinteisemmät, muutamalla tasolla varustetut organisaatiot. Rakenteen sijaan mielenkiintoisempaa ja tärkeämpää on se, miten työntekijät organisaation kokevat. Saanko tietoa? Voinko puhua? Puristaako? Saanko apua? Työntekijät ovat lopulta se organisaation osa, joka tekee työt ja tuottaa fyrkat. Kaikki muu on toisarvoista. Organisaatio on onnistunut, jos se tukee arjen työtä. Tasojen lukumäärän tuijottelua tärkeämpää on työntekijän fiilis: tuntuuko norsunluutorni olevan ulottumattomissa ja vaikuttaako naapurisiilo olevan ihan eri firmaa?
Työntekijät ovat lopulta se organisaation osa, joka tekee työt ja tuottaa fyrkat. Kaikki muu on toisarvoista.
Rakenteesta huolimatta jokaisessa hyvin toimivassa organisaatiossa on luottohahmonsa.
Tunnistat varmasti nämä hahmot omasta yhteisöstäsi?
”Kun tulee voitto, niin Petu aina liekittää.”
”Siinä ei organisaatiokaaviot kiinnosta, kun käämit palaa. Silloin marssitaan suorilta Maijan jutuille. Se kyl kuuntelee ja auttaa”
”Tää pitää ihan oikeesti saada läpi, tarvii saada Satu mukaan”
Se miten työntekijä organisaation kokee, on pitkälti kiinni siitä, onko hänellä luottohahmoja lähellä. Voinko avoimesti jutella asiasta kenelle tahansa vai pitääkö noudattaa organisaatiohimmelin komentoketjua? Kuunnellaanko minua ja asiaani? Onko iso kynnys marssia toimitusjohtajan huoneeseen? Uskallanko kysyä tiukan kysymyksen dirikalta ja saanko vastauksen? Väitän, että luottohahmot ovat arjen toiminnan kannalta moniverroin organisaatiorakennetta tai -tasoja tärkeämpiä. Organisaatiomallista riippumatta yksittäinen johtaja, esimies ja kollega voi notkistaa organisaation toimintaa – tekemällä itsestään luottohahmon!
Luottohahmot ovat arjen toiminnan kannalta moniverroin organisaatiorakennetta tai -tasoja tärkeämpiä.
Ihmisten murheet ovat hyvä tapa rakentaa luottamusta. Juuri nyt sinunkin organisaatiossasi jollakin ihmisellä joku asia painaa mieltä. Ottamalla selvää murheesta ja tarjoamalla apua, sinustakin kasvaa luottohahmo. Samalla notkistat koko organisaation toimintaa (madallat tornia ja lähennät siiloja).
Murheesta pääset selville kahdella helpolla kysymyksellä. Tässä onkin luottamuksen rakentamisen ässäpari:
1. Miten menee?
2. Onko jotain missä voin auttaa?
Ensimmäinen kysymys avaa keskustelun. Se on myös luonteeltaan niin avoin, että vastaaja voi vastata siihen mitä tahansa. Juuri tämän vuoksi se ansaitsee paikan ässäparissa. Jos kivi painaa, niin puhe siirtyy luontevasti siihen. Ässäparin toinen kysymys ottaa murhetta pois vastaajalta ja viestii, että murhe ei ole yksin hänen. Samanhan haluaisit varmasti itsekin kuulla, kun jokin painaa sinua – eikö vaan?
Näiden kysymysten lisäksi sinulla pitää myös olla aikaa ja halua oikeasti kuulla, mitä toisella on kerrottavana. Erityisen loukkaavaa on esittää kiinnostunutta, koska ”niin kuuluu tehdä” ja sitten olla kuuntelematta toisen asiaa. Usein neuvotaan lähestymään murheita kysymyksellä: ”onko kaikki hyvin?”. Tämä kysymys on varsin vihjaileva – ”tulen jutuillesi, koska murheesi jo näkyy päälle päin”. Tällä avauksella tilanne saattaa mennä jumiin. Luottamusta ei rakennu. Neutraalimmalla ”Miten menee?” – avauksella keskustelu aukeaa paremmin.
Luottohahmo kuulostaa Marvelin luomukselta. Kyse on toki arjen supersankarista, mutta ihan tavallisesta sellaisesta. Luottohahmo on yksinkertaisesti henkilö, johon luotetaan. Erityisesti organisaation ylemmillä tasoilla jokaisen pitäisi pyrkiä olemaan luottohahmo. Kun yhteisössä on paljon luottohahmoja, tuntuu organisaatio työntekijästä arjessa henkilökohtaisemmalta ja työ sujuu tehokkaammin. Silloin ei norsunluutornit ole ulottumattomissa, eikä kompuroida siiloihin. Silloin nautitaan työstä ja saadaan aikaiseksi.
Sinäkin olet jo luottohahmo, mutta onko vielä varaa parantaa? Jos vastasit kyllä, tutustu Brave New Leader TM valmennukseen ja lähde teroittamaan supersankaruuttasi.
Jonne Seppä, jonne@sitomo.fi, puh. 040 8441892
Sitomo I Designing strong & resilient organizations”
